文／經理人月刊
2011年，全球賣出4億8800萬台智慧型手機；就像傳染病一樣，你發現身邊所有人（非常可能包括你在內）都成了「低頭族」。不管在等捷運、搭公車還是會議中，大家都動作一致地拿出iPhone或iPad，天知道到底是在查資料、檢查e-mail，還是更新Facebook、和朋友傳Whatsapp、玩手機遊戲。
你變得閒不下來，無法忍受沒事做的空檔。更奇怪的是，就算收起手機，到了公司開電腦，你還是急著收信、打開Facebook。電腦總是同時開著六、七個視窗，除了正在處理的文件之外，e-mail是你的首頁，還有每幾秒更新一次股市大盤、昨晚的大聯盟和NBA數據、工作列上閃閃發亮的MSN視窗，每件事都在瓜分你的注意力。
你找不到時間專心處理手邊的工作；坐在座位上，要用的文件和文具常常找不到。好不容易定下心來，工作到一半，也總是會有部門指令、報告、協商、資訊共享等各種溝通需求。
電腦、手機、平板電腦全面入侵你的工作與生活，你愈來愈分不清，究竟是工作的時間多，還是盯著各種螢幕收發e-mail、刷Facebook、瀏覽網頁、在MSN聊天的時間多。
行為學派的心理學家認為，人類是經由「反射式制約」（即「刺激、行為、結果」模式）學得特定行為。蘇聯科學家巴伐洛夫（Ivan Pavlov）曾經對他的狗做了一個這樣的實驗：每次餵食狗之前先搖鈴，狗聽見鈴聲之後就看到肉，口中分泌唾液，鈴聲和口水總是相伴出現。實驗重複多次後，就算只搖鈴，狗也會流口水。
時至今日，我們對手機、電子郵件、網路的渴求與反應，儼然已成為「巴伐洛夫的狗」（Pavlov's dog），一聽見鈴聲，就算毫無所獲，也流著口水奔向科技工具的呼喚。
如果我們這麼容易受到制約，我們和動物的分別在哪裡？《誰說重要的事不能明天做》作者馬克．佛斯特（Mark Forster）說，從一種簡化的眼光來看，人類有「理性腦」和「反應腦」：前者負責訂定計畫，指揮身體其他部位；後者重視眼前發生的事情，不思考就行動，就像斑馬一聞到獅子氣味就拔腿飛奔。
對於生存來說，能夠馬上反應很重要，但在工作決策與計畫時，如果我們只根據反應腦行事，工作將變成疲於奔命，哪裡有火、哪裡救的「刺激－反應」模式，無法專心思考任何工作。因此，我們應該讓理性腦居於主導，找出策略來控制反應腦，以減少干擾、解除制約，讓工作變成專注而目標導向的「思考－決策－行動」模式。
手機鈴響，未必是「急迫的呼聲」
如果你想知道電話對你的職涯有幫助，還是消耗你的時間，第一步就是分析電話進出紀錄表，記下你打給誰、誰打給你、講了多久，以及每通電話的目的。接著則是檢查紀錄表，想辦法解決不應該接給你的電話，你就會多出很多時間，也避免分心，比如說安裝語音信箱和來電顯示，幫你過濾電話。
《從零效率到高效率》也提供了幾個讓電話更有效率的方法。首先，你必須確定電話對你、對你要聯絡的對象，是最有效率的溝通方式，因為每個人偏好的溝通方式不同，有些人比較喜歡電子郵件，有些人喜歡電話，有些人則喜歡見面。確定要打電話的對象後，可在打電話之前準備草稿（自我介紹、目的、原因、對方的姓名），並且記錄通話時間，最後再禮貌結束對話。
成功學大師史蒂芬．柯維（Stephen R. Covey）在《與時間有約》中，將干擾、電話、某些信件都歸在「急迫但不重要」的事。柯維解釋，這些事情的「急迫的呼聲」，會讓人誤以為這些事很重要，但其實某些事只是對別人來說很重要，我們如果花費過多時間做急迫但不重要的事，只不過是在滿足別人的期望與標準。
e-mail不要一直收，也不用每封都回
網路調查公司Radicati Group最新調查指出，2012年全球估計有33億個e-mail帳號，等於每兩個人就有一個e-mail帳號。
根據《新聞周刊》（Newsweek）的調查，高達70%的受訪者表示，沒有e-mail就不能活；有60%的人表示，e-mail使得他們的工作效率更高；但同時也有94%的人認為，他們每天至少需要花1個小時，回覆e-mail或刪除不重要的訊息。
如果你檢查e-mail的頻率已經超過必要的程度（比方說，每10分鐘一次），或是很怕沒收到信、擔心沒有即時回覆會被視為缺乏效率，那就表示你注意力分散、不斷轉移焦點，將降低你的效率與生產力。
比較好的做法是，設定一個專門時間收發e-mail；但假如這會影響同事或上司的業務，至少應該建立起一套回覆e-mail的優先順序，例如依照寄件人、主旨或截止日期。你也可以選在工作中間的休息時段收發信，千萬不要中斷工作去查看信箱。
搜尋不等於工作，限時瀏覽網路
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《網路讓我們變笨？》作者尼可拉斯‧卡爾（Nicholas Carr）認為，網路把多樣資訊集中在一個螢幕上，分散了作品的內容和我們的注意力：瀏覽網路新聞時，突然收到e-mail通知；隔沒幾秒，RSS閱讀器通知某位部落客發表了新文章；過沒多久，手機傳來簡訊鈴聲，同時螢幕上還有新的Facebook通知，就算你打算不理它，它們都在潛意識中使你分心。
唯有降低資訊與網路社交成癮，從黑洞中抽身，才能確實利用網路帶給工作的便利。有些統計軟體如Time Tracker，可以幫助工作者計算在網路上浪費的時間，顯示出真正在工作的時間和閒置的時間，並且在你開始瀏覽和工作無關的網頁時，插播浪費時間警告。
此外，當你因為工作所需而「搜尋」資訊時，一定要提醒自己，「搜尋」不等於「工作」。你可以先在「需要搜尋的地方」打入一個關鍵字來代替，等你完成工作後，再回頭一次查完全部的事實資訊。
（整理．撰文 / 張玉琦，編輯 / 齊立文，本文取材自《經理人月刊》2012年7月號）
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