亞馬遜開會禁用PPT！企劃書印出來「一問一答」　越安靜工作效率越高

文／佐藤將之（企業成長支援顧問）
譯／鍾嘉惠

不用PPT，但改成「一頁」或「六頁」

亞馬遜的會議不會使用PPT，有幾個理由：

1.PPT用得巧妙與否會改變與會者接收到的印象

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PPT是簡報時很容易使用的軟體，既可利用投影模式，配合簡報的節奏翻頁，又可利用動畫秀出圖表等，讓人留下深刻的印象。

運用這一類功能，在對的時機、強弱分明地進行簡報，相信與會者都會感覺「很精采」吧。另一方面，如果不會善用這種種功能，只用單一的黑色做成資料進行簡報，與會者就不太會覺得那是好的提案，對吧？結果變得難以分辨「提案內容本身精不精采」。

2.條列式資料，日後看不懂

簡報者以補充說明PPT的方式做簡報，比方說，假設PPT的某一頁以「這次計畫將帶來三大好處」為題，條列式地寫出三點。先簡單地讓人知道有三點，再以口頭方式逐一詳細說明。在會議的場合，這種「只有重點做成PPT，詳情則以口述」的方式因為非常簡單易懂，已成為固定的簡報模式。不過，事後重讀資料會發生很大的問題，因為搞不太清楚內容，會議上因有簡報者補充數據才能夠理解。

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人的記憶力很不可靠，連簡報者說了些什麼都想不起來。而這正是亞馬遜發出「PPT禁令」的原因。發出此禁令的不是別人，正是總裁傑夫‧貝佐斯。

★傑夫．貝佐斯禁止條列式書寫！

PPT禁令應該是二○○六年左右發布的，在那之前亞馬遜的會議上同樣會使用PPT。不料，有一次傑夫．貝佐斯重讀以前會議的PPT資料後大發雷霆：「這樣的資料，別人根本搞不清楚它想表達什麼不是嗎！」

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由於他一個星期在內部會議上要聽取數十份報告，不可能記住全部報告的內容，也難怪他會震怒。所以才會下令：「不准花時間製作PPT的動畫什麼的！全部以文章的形式製作！做成看過就能理解內容的資料！」

結果，亞馬遜的會議廢止了條列式的書寫形式。

從此之後，各種資料都以文章形式寫作，圖表類也不必做成彩色方便別人查看，簡單明瞭地將事實寫成文章反而受到重視。依與會人數將資料列印出來，用訂書機訂成一份一份，以紙本方式在會議上發給每一位參加者，可說回到非常古老的作風。

不過，雖說是文章形式，但可不能沒完沒了地寫好幾頁、幾十頁。基本上不是做成一頁（被稱為「1 Pager」）就是做成六頁（稱為「6 Pagers」）。

1.商業文件大部分都做成「1 Pager」

簡單的企畫書或報告書等，基本上都寫成A4大小的一頁。亞馬遜幾乎所有可以公開查閱的資料都是1 Pager 的形式。

如果是有關問題發生的報告書，就要將「發生什麼事、發生的背景、採取什麼樣的對策（暫時措施和永久措施）」等等，簡單明瞭地整理成一頁，具體地寫出事實很重要。想附注圖表的話要另外附加，不計入頁數。

此外，文章內穿插圖表等資料，在亞馬遜被以「妨礙閱讀」為由禁止。

2.年度預算或計畫要以「6 Pagers」形式製作

年度預算、事業計畫書、新事業企畫書、大型計畫的提案書等，要寫成A4大小的六頁。如果是計畫的提案書，就要簡潔地寫出「計畫概要、財源、做為目標的指標」等。和1 Pager 一樣，6 Pagers 的圖表等也要另外附加，不計入頁數。

★最好的會議就是沒有一個人說話就結束？！

亞馬遜的會議開頭就是接連不斷的「沉默時間」，因為那段時間與會者都在閱讀一頁或六頁的資料。參加會議的人一坐下來就開始靜靜地把桌上的資料看過一遍。如果是一頁的話，沉默會持續五分鐘左右，六頁的話大概會持續十五分鐘左右吧？雖然也常與美國的工作人員透過網路連線開會，但不論是日本或美國，會議室裡暫時都只會聽到A4影印紙的翻頁聲。

會議主席判斷差不多了，便問與會者：「看完了嗎？」OK的話就開始討論。

討論基本上是採取對資料提出疑問、回答疑問的形式。主席會問：「第一頁有人有疑問嗎？」然後有人提出問題：

「第二行那句話是什麼意思？」、「關於第五行是怎麼想的？」。

製作資料的人（基本上就是這項業務的主人，同時也是會議主席）便開始說明。這樣的提問應答會持續到最後一頁，沒有疑問時會議就結束。

這是題外話，亞馬遜認為的理想會議是「幾乎沒有人說話就結束的會議」。也許有人會納悶：「啊？沒有人說話就結束的會議？沒有人提出意見也沒討論的會議有什麼好？」可能也有不少人覺得本書在前文中明明談到「亞馬遜不可能存在沒有與會者發言的會議」，豈不是矛盾？

但其實並不矛盾。

為什麼呢？因為幾乎無人發言就結束即是對會議「讚不絕口的證明」。用淺白的話來說就是：「那資料完美到無可挑剔。」

「第一頁有疑問嗎？」

「沒有。」

「第二頁有疑問嗎？」

「沒有。」

如此持續到最後，就在與會者一直回答「沒有」的情況下結束，表示那是毫無疏漏、經過仔細思考、能夠認同的內容。假使會議像這樣推進，就會聽到與會者說「做得很好」，獲得全體鼓掌讚賞。我曾經多次見證過這樣的會議，感覺那就是會議的一種理想樣貌。

快速工作術

改變製作會議資料的方式，不但與會者的負擔減輕了，會議的效率也提高。

＊本文摘錄自《1小時做完1天工作，亞馬遜怎麼辦到的？：亞馬遜創始主管公開內部超效解決問題、效率翻倍的速度加乘工作法》

作者：佐藤將之

譯者：鍾嘉惠

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