文／周強
「Message」這個字是「訊息」、「留言」、「口信」，應該是耳熟能詳。當你打電話到ABC公司要找Mr. Smith，而他的秘書告訴你Mr. Smith正好不在的時候，你會問這位秘書：「May I leave a message with Mr. Smith?」。這是最標準的「留口信、留話」給某人的說法，用的是「leave a message with somebody」。這裡的「leave」是「留下…」的意思。
但是情境不同，用語亦不同。如果你的主管Ms. Mary White是外國人，而你在辦公室接到要找她的電話、而她正好不在的時候，你可以詢問來電者：「May I take a message?」，意思是「需要我幫您傳口信嗎?」這裡的「take」是記下口信再轉給相關人士的標準說法。
注意，「leave a message」與「take a message」是不同的！
「message」在辦公室與國際職場都是重要的溝通工具。如果你的主管或同事是外國人，你一定有機會寫message給他(她)們。正確的英文message寫法可以提升工作效率，但是錯誤的英文message，輕則降低別人對你専業工作能力的評價，重則延誤事情，造成公司失誤，甚至飯碗不保。
「message」既是這麼常用的職場溝通工具，那麼它們被多益測驗拿來作為出題的材料，也就毫不為怪了。就拿具有多益測驗指標意義的〈多益測驗官方全真試題指南III〉來看，在閲讀測驗Part 7裡，就有一題「Office Message」。我們可以用此題為例，學習辦公室留言的寫法以及多益測驗的閱讀技巧。
首先，辦公室留言不但內容很重要，它的格式也會影響這則留言的效率。第一步先要確認這則留言的接受對象、而且要記下留話的人、留話的日期時間，以及這則留言是由誰傳話——也就是書寫這則留言的人。
從文章的篇幅中可以看出，此則留言是要給Takashi Matsumoto的，因為留言單上寫著「TO：Takashi Matsumoto」。而留話的人是Karen Lang，因為有「FROM： Karen Lang」字樣。而留言的時間可從「TIME： 9:30, Thursday」可以看出應該是週四早上九點半。
至於寫這則留言的人，可以從頁尾的「Taken By： Mike Nguyen」可以看出，傳口信的人是Mike Nguyen。前面已述「leave a message」與「take a message」有所不同，所以「Taken By： Mike Nguyen」就是指「This message is taken by Mike Nguyen.」，take在此用的是「beV + p.p.」的被動式。
如果公司有既定格式的留言紙張可用時，則可用現成的留言單。如果沒有既定格式，可以自己書寫上：「TO:」、「FROM:」、「TIME:」、與「Taken:」。有些人貪圖方便而忽略了留言裡這些「TO:」、「FROM:」、「TIME:」、與「Taken:」，只是寫上留言內容之後，就一張紙片放在當事人桌上。有時候這頁留言可能會誤夾在其他文件或是被電風扇吹走，造成留言資訊無法正確判讀。筆者就曾遇過辦公室裡因為一張不知何處而來、何時留言的message而召開跨部門會議。因此不要小看它們的重要性。
傳口信的Mike Nguyen第一、二句話就寫道：「Karen Lang from C&P Accounting called. She wants to arrange a new meeting with you.」在傳口信的時候，「from」是一個很好用的介系詞，因為用from可以很快地就表達「某某公司的某人」，例如「CNN公司的Smith總裁」可以用President Smith from CNN；而「Palmforce公關公司的Meyer女士」可以用Ms. Meyer from Palmforce PR。這封口信的第一句就切中要點的指明「C&P會計事務所的Karen Lang打過電話來；她要與你安排一個新的會面時間。」
傳口信的Mike Nguyen接著寫道：「Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30? She’ll be able to go over the contract with you then.」句中的「instead of」是多益測驗的常用片語，表示「不…而改…」或「代替…」，例：We used smartphones instead of traditional cell phones. (我們不使用傳統式手機而改用智彗型手機。)所以，來電者要把原本週一11點的見面時間，改為週二的1點半，而且要在那個時候與當事人一起審查合約(go over the contract with you then)。「then」這個字，不論在過去式或是未來式裡，都表示「at that time」。(例)：
I was playing the piano with my sister then.
= I was playing the piano with my sister at that time.
(我當時在和妹妹一起彈鋼琴。)
簡潔地把事情交待清楚之後，傳口信的Mike Nguyen最後要交待來電者的連絡資訊：「She’ll try to contact you again this afternoon.」原來，來電者說下午她還會再打電話來。
用英文傳口信的技巧不外乎「簡潔、有力、清楚」，而且資訊要「正確」。看完以上這則五句話的簡短留言，相信你不但看英文message沒有問題，也掌握了寫英文message的技巧了吧! 從以上得到的資訊，試試看能否回答以下問題：
Why did Ms. Lang call Mr. Matsumoto?
(A) To reschedule an appointment with him
(B) To ask if he will be able to meet a deadline
(C) To inquire where a meeting will take place
(D) To request that he send a new contract
[解析]：
從這張傳口信的message中，在開頭即寫到「She wants to arrange a new meeting with you.」，意即要重新安排碰面的時間，也就是答案(A)的「To reschedule an appointment with him」，所以(A)為正解。
附帶，答案(B)的deadline、答案(C)的inquire、與答案(D)的request都是多益測驗的高頻字。
結語
下一次你辦公室裡的老外如果傳口信給別的同事時，你可以多留心一下他(她)的message是如何寫的！
【更多英文資訊請至多益情報誌】
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