別再浪費工作時間！會議中，其實只需討論2件事

▲公司一天到晚花時間在開會，但真的有達到應有的效率嗎？（圖／達志影像）

國際中心／台北報導

「從進入職場30多年以來，我已累積數以百計次的開會經驗，但實際歸類下來，只有5種溝通模式反覆進行，其中僅有2種能帶來具體效益。」知名專家教練與顧問克里斯蒂娜•卡曼弗（Christine Comaford）接受富比士（Forbes）訪問時這麼說道。究竟他口中的2種溝通模式是什麼呢？答案就是請求（Request）與承諾（Promises），請見以下說明：

請求 – 當你需要向工作夥伴請求資源或協助時，就應清晰、準確地列出具體需求，並避免含糊不清的表達方式（例如：能不能提供我重要廣告業主的資料？），應直接精確表明（能否請你在星期五4點以前，提供我前50大廣告業主過去5年在美國的廣告金額報告？）

承諾 – 若請求者已清楚交代工作需求，承諾者就該確保在時間範圍內，能如期完成工作事項，這時，會議主席的扮演的角色就相當重要，若他能詳盡記錄所有會中的請求和承諾，並在會後總結出這些紀錄，分送給團隊的每位成員，就能讓所有員工瞭解所有案子的代辦事項及執行時間表。

至於其他3種較沒效率的會議溝通方式，在職場上仍經常發生，例如資訊分享、個人分享，或是辯論、決策或觀點證明。很多時候，這些動作能透過電子郵件和社交網路討論就能達成目的。辯論及分享是相當有意義的活動，但不該安排在會議中進行，「我們的目標不是要解決在會議中詳細的問題，而是用來分配工作任務。」

▼圖左為有效率的會議型態，將重點放在請求與需求上；圖右為沒效率的會議型態，大多時間都在分享資訊、交流論點等等。（圖／翻攝自inc.com）