吳至格／小律師專欄：眾裡尋他千百度の電子檔案命名篇

▲小律師專欄，檔案管理。（圖／視覺中國CFP）

▲小律師隨時會被老闆、被當事人要檔案，不能搞丟、搞混及搞亂檔案，管理好檔案，很快找到以前文稿「剪貼」，更可節省不少時間。（圖／視覺中國CFP）

【第一次當小律師就上手】

當老闆說「給我上次你寫的答辯狀電子檔」時，除了不能跟老闆說「我不是昨天就E-mail給你了嗎？」外，最好不要花15分鐘以上，你最好不要找不到⋯⋯。

小律師隨時會被老闆、被當事人要檔案，不能搞丟檔案、搞混檔案、搞亂檔案。而管理好、命名好檔案，很快找到以前文稿「剪貼」，更可節省不少時間。

「收文」、「發文」資料夾？

不少人習慣設「收文」、「發文」的子資料夾，但我個人不用如此分類（可能比較適合非訟律師），因我大部分在法院討生活，訴訟是三角關係，還有與當事人間聯繫，上法庭時也沒時間開不同資料夾、在不同資料夾間找來找去。所以我並沒設「收文」、「發文」子資料夾，而是利用命名來整理、排序，以檔名標示是何方的文書：

C1代表第一審法院，A代表原告（也可用P代表檢察官），D代表被告。

案件上訴後，建議仍以第一審地位為準，否則案件一久，更來更去，還要想這一審誰是上訴人、誰是被上訴人，反而浪費時間。

太多子資料夾不見得能分門別類，我不喜歡設太多子資料夾（通常只設「草稿」及「資料」），因為我常常忘了檔案存在哪，例如內部會議備忘錄，可能存在「內部文件」，也可能存在「草稿」，有時會在「發文」⋯⋯，太多資料夾反而搞混。

用英文代表不同文書

中文檔名雖然清楚，但檔名會較長，用英文代表不同文書較為簡潔，例如A代表原告書狀、A001代表原告第一份書狀（不會1000以上吧？）、L001代表第一份函（或律師函）、R代表筆錄、E代表電子郵件、M代表備忘錄，視個人定義而定。

內容通常比狀名重要，光「陳報」、「答辯」、「準備」、「上訴理由」看不出內容，倒不如用中文寫明文件的重要內容（兩者都寫也可），例如「C1-20120203-D002-證據能力」、「C1-20120214-D003-準1-傳訊證人」、「C1-20120214-R003-確認爭點」。

日期在前或在後均可以

檔案通常是按「檔案名稱」排列，大部分的人會在檔名中標明日期（不要民國、西元夾雜），藉此排序檔案。但日期在前或在後，視個人習慣而定：

「日期＋A001」：電腦會先依日期排序，可看出眾多檔案（文書）的時間先後次序。例如：

C1-20120109-A001-起訴書

C1-20120112-D001-要旨

C1-20120112-R001-準備1筆錄

C1-20120203-D002-證據能力

C1-20120214-A002-補充理由

C1-20120228-D003-傳訊證人

C1-20120112-R002-準備2筆錄

C1-20120307-D004-陳報地址

「A001＋日期」：電腦會先依文書類別排序，資料夾會依不同文書分成不同區塊（我是用此方式）。例如：

C1-A001-20120109-起訴書

C1-A002-20120214-補充理由

C1-D001-20120112-要旨

C1-D002-20120203-證據能力

C1-D003-20120228-傳訊證人

C1-D004-20120307-陳報地址

C1-R001-20120112-準備1

C1-R002-20120112-準備2

版次或「草稿」

很多時候一個文件會經過數次的往返修改，不少人會在檔名最後加上「V」註記版次，加「Fin」代表最後版次。

但次數一多，主要的資料夾中就有一堆不同版次的檔案，加上有些半成品、作廢的檔案，主要的資料夾會顯得雜亂，影響日後尋找檔案的效率。

我會設一個「草稿」資料夾，在完稿以前都存在此資料夾中（還是要註記版次），讓主要檔案夾清爽、整齊，將來找檔案也快一些。

▲檔案管理，小律師專欄。（圖／視覺中國CFP）

▲電腦裡設一個「草稿」資料夾，完稿前都存在此資料夾中（還是要註記版次），將來找檔案也更快速。（圖／視覺中國CFP）

聯繫用E-mail用同一檔案

不少人先用Word寫E-mail，但一封E-mail就一個檔案，案件進行一段時間後，資料夾一打開都是email20120103、email20120104、email20120104-1、email20120104-2、email20120105⋯⋯，不但看得眼花撩亂，日後要找個東西，就要開、關一堆檔案。

如果只是單純聯繫（檢送書狀草稿、安排開會時間、催帳），用同一檔案繼續寫即可（記得寫上日期），日後檢索會比較快，要找先前E-mail來剪貼時，也不用花時間開一堆檔案。

至於特別代理權事項、和解（權限、確認）、重要期間通知、業務上所持有的金錢及提醒（警告）等宜以書面聯繫之重要事項，再獨立開新的檔案。

改別人的檔名？

每個人有每個人的命名習慣，當你收到別人的電子檔案時，如不改檔名，會影響自己的檔案管理，改了回傳，又可能影響別人的檔案管理。

此時可設「資料」檔案夾，先用原檔名存入寄來的檔案，再依你個人命名規則另存新檔。

用原檔名存入檔案，有兩個目的：

1. 避免日後聯繫麻煩：

因為日後對方是用他自己的原檔名來與你討論、來跟你要檔案（尤其老闆），幾個月後，你可能忘記或搞混了。

2. 避免日後爭議：

對方（包括當事人、律師）都有可能寄給你檔案，來來往往數次，用原檔名保留對方寄給你的檔案，即保留修正前原狀（檔名及內容），日後即可查考歷次修改內容。

如果有修正要回傳時，稍微想一下對方的習慣與「個性」，決定回傳哪一個檔案。（或許有人會覺得幹嘛想這麼多？但律師就是要多想，小律師更要多想）

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