Google的Gmial信箱是許多人愛用的電子郵件服務,但大家不知道的是,其實裡面還有許多實用小功能,像是可以撤回誤傳的信件,或是設定知道對方看了沒,再搭配Google擴充工具,使用起來就會更方便了。
1. 撤回信件
在信還沒有打好的時候,常常會有人手滑直接按到送出,或者是突然發現內容有誤,其實這是有救的。Gmail葉面右上角的齒輪點進去後,再選「設定」,接著在「一般設定」的頁面中可以看到「取消傳送」的選項,打勾之後就完成設定,之後如果不小心寄出信件了,在通知信件傳送成功的時候就可以選擇「復原」,信件就會移到草稿內。不過,一定要在設定的秒數內撤回,最多可以選擇30秒,否則就難以挽救了。
▲Gmail取消傳送功能。(圖/翻攝自Gmail網頁)
2. 固定罐頭訊息
在寄信的時候,招呼語或是某些文字是固定要使用的,就可以使用罐頭訊息,增加效率。一樣點進「設定」,點進「研究室」選項中,下面就能找到「罐頭回應」功能,點選啟用後就行。如果要新增罐頭回應,只要開啟一個新的信件,打好想要的回覆,按右下角的三角形,在「罐頭回應」中心曾就完成了。
3. 追蹤信件是否已開啟
因為寄Email不像通訊軟體一樣,並沒有「已讀」的功能,但是如果對方遲遲沒有回覆,又想知道是否開了你的信件時,就可以使用「hubspot」工具,安裝之後就能追蹤,而且對方不會察覺。
4.暫停收件
有些人一看到新信件就忍不住想點開,若想要專心工作,不希望一直看到Gmail的數字一直增加的話,就可以安裝Google的擴充功能,「Boomerang for Gmail」,就可以設定在一段時間內暫停收信,需要的時候在開啟就好,即使是在翻救的郵件,也不會被新信件的通知打擾。
▲「Boomerang for Gmail」可以暫停收件和排定寄信時間。(圖/翻攝自Google網頁)
5.特定時間寄信
如果寫好的信件需要安排在特定時間寄出,「Boomerang for Gmail」也能做到,讓使用者可以先設定發送信件的時間,一個月最多能免費預排10封信,付費的版本中則是無上限。
6. 授權功能
如果使用者是個大忙人,需要別人幫忙處理信件的時候,只要在「設定」當中的「帳號匯入」,選擇「授權以下使用者存取我的帳號」,將他人的帳號和Email輸入,認證完成之後,這個人就可以幫忙讀取、刪除或發送Email,若是有需要團隊合作時也可以善用這個功能,工作更有效率。
7. 離線處理
Email裡面會有許多重要資訊,例如行程、文件和聯絡方式等等,雖然手機可以無時無刻查看,但難免會遇到沒有網路或是不穩的時候,如果可以先下載「Gmail離線版」就能解決這個問題,不需要網路也可以查看或搜尋過去的舊郵件。
▲沒有網路時,有先下載離線版,也能找郵件。
8. 休假回覆
上班總是會有休假的時候,但若是不想要在這段時間處理公事,就可以使用這個功能,自動回覆對方告知正在休假中。在設定的「一般設定」頁面中,就可以找到「休假回覆」,設定好日期之後,再輸入想要自動回覆的內容,例如讓對方知道何時會處理等等。
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