▲專家分析會議的6大缺點,說明為何開會是糟糕的企業文化之一。(圖/取自免費圖庫Pixabay,下同)
國際中心/綜合報導
許多上班族每天到公司就要面對無數個會議,然而會議時間卻經常超出預期長度,不但無法有效率討論出結論,還時常出現有「閒雜人等」加入會議,模糊重點,浪費時間。動輒兩三小時的會議如果沒有達到有意義的成效,只會耽誤員工的其他日常工作,可以說是適得其反,而專家也點出了開會的「六大盲點」,強調不必要的會議等同是「損害公司利益」。
根據entrepreneur特約記者Anna Johansson分析,會議大多分為兩種型態,一是由高層參與的高級會議,專門討論公司經營策略、未來目標或是其他規章,二則是低級會議,主要由上司交辦事務給屬下,委任待辦事務。專家則強調,無論是在哪間公司替哪位老闆工作,開會永遠是不可或缺的一環,但多數的會議,其實都對企業本身「沒有幫助」,同時列舉了開會文化的六大缺點,強調所有企業應該都要避免落入這些「開會陷阱」內。
一、開會使人分心
假設早上10時安排了一個會議,員工正在9時45分絞盡腦汁的解決一個困難且複雜的問題,但在15分鐘後,他就會被迫打斷思路,參加另一場「可能無關」的會議,導致工作效率低迷。另外,也有一些員工提前預知到這樣的問題,因此認為,與其思緒被打斷,還不如等到會議結束再重新開始,進而使得部分員工在會議開始前甚至不願意處理重要的事物,導致生產力的嚴重斷層。
二、會議偏離討論重點
無論會議規模大小、與會人數多寡或是事前將議程計畫的多麼精確,最終會議還是很有可能會偏離主題。當會議一旦偏離主題,便會失去整場會議的意義。所謂的「理想會議」是在整個會議期間完全保持主題,但很可惜的是,「理想會議」並不存在。
三、會議中出現不必要的人
會議內出現不必要人士是最嚴重,但也是幾乎無法被避免的狀況。發起會議的人通常會認為增加參加人數是一件好事,能夠產生不同的點子,有時還可以激發腦力激盪,但事實上這樣的習慣非常具有破壞性,因為他不但會吸引更多的員工「遠離原有的日常工作」,還會讓會議焦點混亂,分散眾人注意力。
四、浪費時間
當你安排一場一個小時的會議,看似不是什麼大不了的事,但如果這場會議沒有成效,那麼你將白白失去一個小時的時間。假設一場會議裡有7人參加,每星期一次,那麼公司一年將會浪費超過360個小時在開沒有用的會議。
五、會議沒有成效
很多人會認為會議就是工作的一種,但事實上並非如此,因為會議只是在會議室內「討論工作」,大多數的會議都只在「討論」,卻沒有實際「做」了工作。討論如何解決問題不能真正解決問題,在大部分的情況下可能可以透過會議釐清問題,但通常問題只會更加複雜化,並在會議結束時再度回到原點。
六、會議的時間成本
TED發言人David Grady和Jason Fried曾經表示,每年有超過30億次的會議,許多公司高層會花費40%至50%的工作時間在參與會議,但是有近34%的會議最終都是浪費時間,光是在美國,每年這種被損失的生產力就高達370億美元。
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