圖、文／Logitech提供
新型冠狀病毒來勢洶洶，在飽受疫情肆虐的國家或地區，大量企業被殺個措手不及，越來越多公司開始實施在家工作來防疫，以減低病毒擴散的風險。遠距的視訊會議的需求日漸增加。究竟在家視訊會議與辦公室視訊會議有何不同呢？
1. 視訊會議前的準備時間及預約會議成功率
一般上班族的上班時間為早上9時到下午6時，家住較偏遠的員工幾乎每天平均的通勤來回公司時間至少一小時或以上，若在家工作便可以節省交通時間，工作時間可由自己安排，變得更有彈性，因此用於準備視訊會議的時間更多，使會議資料更充足、令會議更順利進行。另外，由於沒有了會議室的使用限制，在家預約開視訊會議的成功率也會比在辦公室高。
2. 支援視訊會議的軟體及設備
這波疫情改變了人們的生活方式，近來很多公司已將面對面的會議改成遠距的視訊會議，暫時市面上的遠距視訊會議軟體有Google Meet、Microsoft Teams和Zoom會議等。無論你是在家或在辦公室開視訊會議，都會對這幾款軟體比較熟悉。不同的是，在辦公室開視訊會議，公司會為員工提供基本設備，例如手提電腦、音響設備、耳機麥克風同適用於專業工作室的PTZ攝影機等，另外必會有一個穩定的網路；而在家的話就需要自備設備及只有普通的網路攝影機。另外，在家視訊會議很容易會遇上突如其來的技術問題如「網絡速度變慢」、「視訊軟體／app出現問題」、「電腦當機」等需要自己費勁去解決，甚至影響會議品質。但這一切在辦公室裡卻並不是一個問題，都是可找到公司其他部門同事幫忙解決的。
3. 工作效率及生產力
理論上來說，遠距工作或者在家開視訊會議少了上司的督促，員工就可能做事極不專心。但研究指出，比起照常進辦公室的員工，在家工作或開會者的生產力更高。主要原因是，同事之間不會因為互相干擾而分心，加上工作地點不受限，沒有辦公室的規矩，工作環境舒適自在；另外在家工作或開會會減少人與人近距離接觸，減低傳染疾病風險，保持身體健康。從而提高工作效率及生產力。
4. 視訊會議的環境
無論你是在家還是在辦公室開視訊會議，均需要打理一下個人儀表，盡量穿簡單乾淨的服裝，也要稍微整理一下自己開會的空間。一般辦公室的環境都是專業簡約的可直接開會議；而在家開視訊會議會涉及個人隱私，房間太亂或是周遭物品太多，容易讓其他成員分心，也可能留下不好的印象，如果真的來不及收拾的話可以在視訊會議軟體中選擇虛擬背景代替，盡量選在不會有噪音干擾的地方。如果周遭真的太吵（例如家中有幼兒），可以在自己不發言的時候先關掉麥克風，以免擾亂會議進行。
5. 會議後工作跟進
想要會議有所成效，就一定要做好跟進工作。在辦公室開會，會後可以隨時找同事討論會議內容，跟進工作；若在家中開會，會議解散後同事之間想要做到隨叫隨到就比較困難。所以在家中開會更加要在會議中列明需要跟進的工作，並認真做好記錄（文字或錄影），會後分發給每一位同事，做到沒有遺漏。
結語
總結來說，疫情仍然不穩定，未來使用視訊會議的機會還有，不論在家還是在辦公室開視訊會議，都有很多不同之處，兩者當中有好也有不好，但只要我們好好打造自己喜歡的工作環境與氛圍，運用這些好處安排簡單的計畫、遵守合理的紀律、抓緊重要的時機，你便可以為成功鋪路。
讀者迴響