▲在亞馬遜開會，幾乎看不到PPT條列式簡報。（示意圖／免費圖庫PIXABAY）
文／佐藤將之
譯／卓惠娟
摘自／三民出版《亞馬遜會議》
以敘事法撰寫報告：亞馬遜會議禁止製作條列式報告
最常見的會議報告，就是PPT簡報裡以條列式註明要點的形式。邊使用投影機放映資料邊進行說明，對於簡報者而言，製作上不會太費力，聽者也能聽取準備好的內容，因此非常多企業及團體採用這個方式。
然而在亞馬遜則幾乎看不到PPT簡報或條列式的會議報告。這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事法形式書寫。通常是以Word製作，印好之後在開會時發放。一個走在數位科技前端的企業，竟然多半使用文章形式的報告，或許會令人感到意外。
而且這份報告，通常在開會前或會議時才發放，所以無法要求與會人員事先讀過報告。因為報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。
▲亞馬遜認為，一旦以重點條列的方式來寫，閱讀時容易因人而異，產生不同詮釋。（示意圖／You X Ventures／取自免費圖庫unsplash）
良好的報告要讓任何人在任何時候都能正確理解
為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或PPT簡報當作會議報告呢？原因是一旦以重點條列的方式來寫，閱讀時容易因人而異，產生不同詮釋。
另外，發表者也常會穿插說明種種想法及研究，日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。我想你應該也很難鉅細靡遺地回想上週開會的內容。
這個缺陷在重點條列的PPT簡報更加明顯。例如PPT簡報上寫著「提供最佳的顧客體驗」，簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標，而所有與會人員也都聽到了，但日後重新檢視這份報告，或是其他沒有與會的人看到這份報告，又會是什麼情況呢？通常會發生「我記得說了這樣的內容吧？」「要表達的應該是這個意思吧？」等任意解釋的情況，難以絲毫不差地接收報告原本的訊息。
這些誤解，即使一開始只是小小的偏差，卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距，最後造成難以修正的巨大偏離，無法達成預定成果。
在小規模的組織中，每天見得到彼此，能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法，應該比較不會發生這樣的問題，但是隨著組織規模變大，彼此的狀況不再那麼顯而易見，無法頻繁地一一確認。
我想亞馬遜在公司規模還小時，應該也不是那麼在意溝通的形式。當時常使用PPT製作會議報告，也採用重點條列的方式。然而隨著成長為國際化企業之際，員工大幅增加，組織內部的溝通不再那麼容易，其中的弊病也無法視若無睹。
因此，亞馬遜在二○○六年左右開始規定會議報告禁止使用條列式，必須使用敘事法書寫。換句話說，就是訂下以文章形式來表現的規則。
貝佐斯整個星期要經手的報告想必超過數十件，因此條列式所衍生的問題，他應該比其他人更感到困擾吧？
▲亞馬遜認為，以敘事文方式寫報告，才能傳達資訊正確性。（圖／三民出版）
簡報降低開會效率
除了內容會偏離以外，PPT簡報的條列式報告還有一個問題。
要寫好幾頁的文章，是相當勞心勞力的工作，如果是條列式的PPT簡報，比較容易立刻完成。不需要在意頁數，把想到的內容列舉在投影片上，開會當天再一邊播放投影片，一邊加上適度的口頭說明即可。換句話說，有可能是急就章而完成報告。
但是，要好好寫出一篇文章，在閱讀時能夠前後邏輯一貫，避免自相矛盾，必須從一開始就掌握住一致性。因此，必須反覆推敲斟酌，使用正確資訊並重複校對。
擷取精髓內容整理成文章，要重寫數次。想必貝佐斯也是期待這樣仔細檢討推敲的過程，因而制定這個規則。
報告最重要的是內涵，而不是外觀
此外，為了使PPT簡報看起來美觀，很多人會花心思加入動畫效果。就算只是條列文字，也可以藉由逐行出現的動畫，吸引觀看者的興趣。
但原本就很厭惡做白工的貝佐斯，或許覺得加這些動畫只是浪費心力。
禁止使用PPT製作會議報告的規則，可能也是基於貝佐斯認為「不需要華而不實的報告」的想法吧。
沒有寫文章的能力就進不了亞馬遜
因為亞馬遜要求必須以文章的形式寫會議報告，所以理所當然亞馬遜人需要具備寫作能力。但是，亞馬遜並未特地實施商業文書寫作研修等訓練，因為在錄用前就已經先篩選了。
剛開始禁止條列式報告時，多數員工原本就不太擅長寫文章，據說連貝佐斯也常抱頭苦思。因此，後來在錄用新進員工時，文章寫作能力就成了篩選的候件之一。應徵者必須寫文章，若是寫作能力太差就會被淘汰。
被錄用的人，從日常的實際工作中，參考其他人寫的文章，透過重複書寫練習，來熟練身為亞馬遜人必要的文章寫作能力。
★作者佐藤將之，Ever-Growing Partners代表董事、企業成長支援顧問。曾任職於SEGA Enterprises。2000年7月進入日本亞馬遜，成為創始成員之一。本文摘自三民出版《亞馬遜會議：貝佐斯這樣開會，推動個人與企業高速成長，打造史上最強電商帝國》，首次完整揭露，日本亞馬遜創始成員親述關鍵三大會議如何運作，以及背後反映的亞馬遜管理風格與領導守則，教你用最高效率定目標、想企畫、做決定、追蹤執行狀況，讓每分每秒都花在刀口上。
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