▲從摘要生成到行動追蹤，AI工具正重新定義會議流程。。（圖／取自免費圖庫Pexels）
記者吳立言／綜合報導
在現代企業中，會議原為促進溝通與協作的重要手段，卻逐漸演變成效率黑洞。根據最新數據，知識型員工每年因會議相關事務平均損失高達29,000美元。不少企業正導入AI助手自動摘要、優化排程以解決問題，但專家提醒，人工智慧雖然有效，卻並非萬能靈藥，應謹慎評估需求，避免濫用與盲目倚賴。
Reclaim.ai在2025年第一季發表的《Meeting & Productivity Trends》報告指出，知識工作者每週平均參與17場會議、耗費16小時，占整體工時近四成。然而，僅約30%的會議被評為必要且具成效，其餘時間多花在資訊重複、缺乏決策權限、或是「為開而開」的會議上，嚴重壓縮專注工作的時間。平均下來，每位員工一年因無效會議與行政排程等，損失價值約29,000美元。對一間擁有200名員工的企業而言，一年會議成本可高達580萬美元。
2025年，AI技術在辦公室場景的應用急速擴展。許多企業開始導入AI助理進入會議流程，希望藉由語音轉錄、自動摘要、行動追蹤等功能減輕人力負擔。
多家企業與政府機構已實際導入AI工具，試圖解決會議效率低落的問題。以摩根士丹利為例，其內部部署名為「Debrief」的AI助理，能在會議結束後即時生成摘要與後續郵件內容，據統計每場會議可節省約30分鐘的工作時間。英國內閣辦公室亦於2025年實測Microsoft 365 Copilot，14,500名公務員使用後平均每天節省26分鐘，其中有高達82%的使用者表示希望持續使用。
儘管AI工具的即時性與結構化功能為企業帶來了可觀的效率提升，但專家也提醒「AI 是工具，不是決策者。」部分企業在導入AI工具後出現「過度依賴」現象，包括會議全權交由AI撰寫紀錄、人員未再關注實際溝通內容，甚至出現AI判斷錯誤導致誤解的情況。「就像 GPS 能導引你前進，但你還是要會看路標，」專家表示，「AI在會議流程中能輔助資訊結構化，但人類的直覺、價值判斷與溝通語境，短期內還無法完全被替代。」
普華永道（PwC）2025年《AI就業與生產力報告》指出，AI確實能提升資訊密集型產業的效率，例如金融與軟體產業的生產力已出現近四倍增幅。然而，能否轉化為具體競爭力，關鍵不在「用不用AI」，而在「如何正確使用」。
AI工具確實為會議文化帶來改革契機，從流程管理、內容紀錄到行動追蹤皆有助益。但企業在追求效率的同時，更應避免因技術迷思導致溝通品質下降。未來的高效會議，不是讓AI主導，而是結合人類的洞察與AI的工具力，實現真正有價值的協作。
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