文／大衛・史迪宏David Stiernholm（瑞典結構訓練師）
譯／陳重亨
你上一次開會是什麼時候？我猜是不久之前吧。說不定你才剛開完一個會而已。之前我們也曾經討論過限制會議次數，好為其他任務爭取時間。但我們有時還是需要花點時間跟人碰面，所以學會一些改善會議效率的技巧也非常重要。
▲開會總是拖拖拉拉嗎？下面的清單可以幫助你改善會議效率／示意圖／Pakutaso，下同
把會開好可以說是一門藝術，真要談這個主題可能要寫一本書才夠。不過既然都花了那麼多時間在開會，至少拿出一天時間來討論一些具體辦法，讓我們開會時更有效率，也是很合理的事吧。
幾年前，我和一群專家一起工作，他們覺得平常工作日已經有許多事情要做，實在是沒那麼多時間開會。當時我們談起開會的事，我問他們平常的會議是怎麼進行的。
有幾位回答說：「啊，當我們說『我們來開會吧』，總是安排至少兩小時，而且有時間喝杯咖啡、吃點蛋糕。」他們每天至少有一、兩個會要開，有時候甚至更多。
從結構的角度來看，如果目標是希望保留一些時間給最重要的任務，那麼我們絕對要想辦法減少一般會議的時間。要是大多數會議都開得太長太久，那就該把會議時間減少一半，至少試行幾周，再來評估效益。
我在撰寫這本書的時候曾經問過一些人，他們有什麼好辦法可以讓會議更有效率。我得到的最佳答案有：
＊為會議設定議程，即使是非正式會議。提前考慮會議架構，你希望大家支持的決定和下一步是什麼。
＊對沒有議程的會議說「不！」
＊為議程排定時間。估計每個議題所需的時間，並寫入議程之中。
＊為定期會議設定議程模式，以後每周套用即可，不必再從頭開始。
＊為會議創建例行程序，明定開會前多久必須在何處公布議程和其他相關資訊。
＊針對議程上的每一點判定項目類型，例如：資訊、決策或討論等等。
＊請關閉手機。我的極端看法是，要是你不能夠接電話或是不想接，那就應該把手機關了，除非你是核電廠的安全負責人。
＊把會議安排在午餐前一小時或90分鐘。如此一來大家都會努力開會，以求準時吃飯。
＊如果是公司內部的會議，把它們依序排在一起（最好就排在同一間會議室）。如此一來，會議就不太可能延長超過時限。
＊面對關係良好而且好相處的客戶，可以用愉快而有趣的方式跟他們說，大家在開會時先客套哈啦十分鐘，其實浪費了他們的金錢。
＊如果覺得自己在早上最為清醒，可以盡量把會議安排在中午前。
＊如果會議沒有召集人或主持人，你要指定一位來擔任。
＊確定做好開會的準備。要是你養成習慣每周都先瀏覽日程表，一定知道本周有哪些會議要開，可以預先閱讀或準備相關資料。
用新方法改善會議效率
✓從現在開始，每次開會都要選擇一件或幾件，你要在會議中實施的事情，可能是我們剛才提到的建議，或是其他可以改善開會效率的辦法。
✓挑出一個改善方法從頭做起。
✓決定好你要在哪個會議上首次試行新策略。在下個月的管理會議上？還是你排定的下次客戶會議上？或是周一的員工會議？
✓現在先做好一切準備，來開始嘗試新的方法吧。
開會時間少一半
我有個客戶是中型企業的人力資源經理，她現在採用比過去更為結構化的方式來做會議記錄，把每場會議決定好的任務特別明顯地區分標示。光是這個簡單的辦法就讓她更容易掌握自己需要做的任務，並且能夠更快進行之後的工作。
這樣試行一個月之後，她說現在決策的數量增加了40％，她認為是因為改善了結構，並使用清楚簡單的方法才順利取得進展。
說到提升會議效率，我們採用一些小方法，但能取得重大成果。要是能把開會時間減少一半，就能擠出許多時間來進行其他工作。但請記住，你還是要注意那些必須開會才能處理的事情，要是減少時間反而降低工作品質，那是得不償失，也會帶來更多損害。
獎勵自己
你要是選擇或想到至少一種可以改善開會效率的方法，確實測試並評估其效果，就可以用選定的方式獎勵自己。
＊延伸閱讀：工作老是分心？超強「減法清單」 創造效率100%工作環境
＊本文摘錄自《把結構力變習慣：結構訓練師教你如何運用待辦清單，從此不忙亂、不心煩、事半功倍》
作者：大衛・史迪宏
譯者：陳重亨
本文由 今周刊 授權轉載
未經授權，請勿轉載
